葬儀屋さんの会議の進め方




最近ファシリテーターになるべくファシリテーションの勉強をしています。

ファシリテーションとは直訳すると「促進すること」ですが
簡単に言うと話し合いにおいて参加者の発言をうながし
効果的効率的に合意形成を行うこと。
これを行う人がファシリテーター。
ファシリテーターと議長とどう違うの、って話ですが、
議長は発言した人の意見をまとめて結論を出すという感じ。
一方ファシリテーターは参加者に均等に発言を促し、全員が参加意識を持ち、
決まったことに対してみんなが協力的に実行できる形に持っていきます。
そして当然それ相応のスキルが必要。

なんでファシリテーターになろう、って思ったかというと
下記の「葬儀屋の会議」の問題点を解消できると思ったから。

問題点1 全員均等に発言できない。

声のでかい職人系ベテラン社員と大人しくてまじめな大卒新人が混在する状態で会議を始めたら・・・
葬儀業界の人は分かりますね?

ファシリテーションのやり方の一つとして、
議論を始める前に5分参加者に時間を与えて手元の紙に意見をたくさん書かせた後、
それを順番に読み上げながら議論を行う方法があります。
これならベテランと若手、おしゃべりと無口関係なく、意見交換ができます。
誰が言ったのか、ではなく、
全体のパフォーマンスを上げるための結論を導き出すことが大切ですから。

人の話を聞かない困ったちゃんがいる場合は、
ブレインストーミング形式にして、人の発言批判禁止ルールにする方法もあります。
問題点2 会議に取れる時間が少ない。

スタッフが会議に集まれるとしたら友引前日の夜か、友引の午前中。
(一般の読者向けに説明すると、
友引は火葬場が休みのことが多いのでお葬式が無いため、
他の日に比べまとまった時間が取りやすい。友引前日の夜は通夜が無い)
会議中も、病院から電話が入ったといっては一人二人と抜けていく・・・

こんな状態なので、タイムリミットと結論を出すべき課題を決めて
短時間に集中的に意見を抽出できるファシリテーションは有効です。
たとえばホワイトボードを使った、見える化のテクニックで、
議論がぶれないように効率的に議論をすすめるとか。

問題点3  一応会議の結論としてこんなふうにやっていこうと決まったのに、
その後も大多数が自分のやり方を変えない。

なんか葬儀屋あるあるネタになってきましたけども(^^;)

こうなる原因は、
なんか声のでかいあいつが意見を押しつけてきたから同意するふりをしたけど、
その意見がいいとは思わないので、それに乗る気はさらさら無いよ、
ってところでしょうか?

葬儀屋さんて担当のやることってブラックボックスになりがちだから、
こんなことが許されてしまう。

これもファシリテーションでは
全員に均等に発言機会を与えることで
問題に参加意識をもたせ、結論に納得感を出すことができます。

ね、いいでしょ、ファシリテーション。

唯一の問題はファシリテーターである自分が大変なこと。
頭の中は東京大学物語の主人公みたいな状態になってます。
会議で失敗を繰り返し経験を積むしかありません。
ファシリテーション中の自分の発言を録音し、後で聞き返し
ため息をつく(T_T)

でもファシリテーターがある程度のスキルを身につけたら
その組織のパフォーマンスはあがりますよ。

ファシリテーターは
むしろ口べたな人におすすめ。
つまり聞き上手がやるべきです。

最後に参考文献を。どれかとりあえず一冊読むならこれ。

○今すぐできる!ファシリテーション